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          峰會論壇活動,如何策劃?

          時間:2017-11-17 15:52來源:活動策劃公司 作者:天澤傳媒 點擊:
          無論什么樣的活動,峰會、展會等不同類型的活動,都離不開質量和成本兩大要求,F在很多活動策劃公司都說自己可以以最低成本達到最好的效果,但真正能做的比較專業的不是很多。

          無論什么樣的活動,峰會、展會等不同類型的活動,都離不開質量和成本兩大要求,F在很多活動策劃公司都說自己可以以最低成本達到最好的效果,但真正能做的比較專業的不是很多。

          活動策劃公司——湖南天澤傳媒認為想成功舉辦一場峰會,離不開提前的準備工作,活動規模越大,籌劃準備時間就得預留更長。峰會活動基本都是兩天左右,前一天的接待晚宴加第二天的正式活動和正式晚宴,100人以內的規模,提前準備兩周左右即可,100-400人規模,提前一個月。大于400人地規模,得預留兩個月以上準備了。

          活動策劃公司

          在準備活動工作中,需要特別注意以下工作,人員分配,場地選擇,核心人群,車輛接待,第三方人員。

          A.人員分配:明確每個人員的職責,每個人都有一張任務表,所做的工作都寫在他所拿到的表中,就像玩游戲做任務一樣,做一個標記一個,做完了你的任務就都完成了?傌撠熑擞袕埧偪乇,控制所有工作人員的完成情況,保證每個人的工作進度

          B.場地選擇:在場地預訂環節,包括住宿、晚宴、會議等場地。根據人數規模,選擇相應的場地,如何人數規模過多,那就得去體育館、劇院、會展中心等大場所。場地預算是很重要的一項,決定場地的關鍵因素。場地預訂,需要注意很多雜項,比如費用和場地使用的細節,搭建時間安排在什么時候?茶歇有沒有?有沒有單獨的VIP休息室?自助餐怎么算,多余的餐券可以退嗎?客房晚宴會場一起訂是否有折扣價?VIP來之前必須先拿好房卡,人一到直接進房,不能在前臺等待開房。

          C.核心人群:主要是嘉賓邀請工作,提前給邀請的嘉賓分好類,VVIP,VIP,嘉賓,媒體等。

          VVIP不是我們的觸及范圍,待企業確定出席以后,后續的工作可能都是很這些VVIP助理聯系,反正得確保好他們的工作不能失誤。VIP也得注意語言技巧,一般是主要是贊助商。

          VVIP和VIP的住宿出行,都以企業最高檔次安排。另外媒體里面大咖也得以最高檔次安排。

          D.車輛接待:VVIP和VIP,專人專車,為了體現私密性和專屬服務,盡可能以最好的服務服務他們。接送普通嘉賓和媒體的車,要分開,一般用到這個車的話不是中巴就是大巴了。必須保證每車等待時間不超過30分鐘。然后就需要你們計算路上時間,嘉賓及媒體抵達時間。

          E.第三方人員:

          1禮儀,提前培訓,服裝要準備,妝容要統一,妝容包括發型、眼影、眼線、唇彩、指甲油、耳環、項鏈、發飾等,根據需求進行安排。禮儀彩排根據不同的活動要進行彩排。禮儀需要注意的主要就是有頒獎環節需要拿東西上臺,這個要仔細彩排。

          2.保安,當會議需要用到保安的時候,說明這個檔次一般都不低了,保安的話統一服裝,身材發型都要盡量統一。工作職責基本就是酒店們門口接車的時候、會議現場的時候、晚宴的時候外場、還有就是VVIP休息室到會議現場的通道、以及現場我們公司的臨時辦公室門口。

          3.主持人,這個如果細說,就太多了,簡單講講注意事項:檔期,有些大咖要帶團隊的,需要當成VIP級別團隊接待的。。。然后是服裝,一般是我方提供,或者要求告訴他們讓他們準備;主持人必須彩排串全場,無論他是否經驗豐富。主持人的手卡一定要做,這樣站臺上才顯得好看,手卡上的字要事先讓他確認能看見,同時,有題詞屏的話,題詞屏也是要放串詞的,雙重保險。主持人現場要有專門的一個同事跟著他,現場情況有變化,直接聯系這個同事,讓他第一時間告訴主持人。不然找來找去跑來跑去很浪費時間。

          峰會論壇活動策劃

          湖南天澤傳媒www.momma-molly.com)是一家專注于活動策劃、慶典策劃、會展策劃、禮儀策劃等服務的新型品牌傳媒公司。公司秉承“成就他人中成就自我”的企業精神,形成系統規范的客戶服務體系和獨樹一幟的品牌運營理念,致力于為客戶提供專業性、多樣化、創意型服務。

          自成立以來,公司與眾多優質品牌建立了良好的合作關系。贏得了綠地、萬科、寶馬、沃爾沃、萬達、中鐵、紅星美凱龍、三一集團等50多家世界500強企業及上市公司認可與青睞,并成為湖南廣電、長沙晚報等主流強勢媒體及多家大型企業集團長期戰略合作機構。

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