峰會論壇活動，如何策劃？

無論什么樣的活動，峰會、展會等不同類型的活動，都離不開質量和成本兩大要求�，F在很多活動策劃公司都說自己可以以最低成本達到最好的效果，但真正能做的比較專業的不是很多。

活動策劃公司——湖南天澤傳媒認為想成功舉辦一場峰會，離不開提前的準備工作，活動規模越大，籌劃準備時間就得預留更長。峰會活動基本都是兩天左右，前一天的接待晚宴加第二天的正式活動和正式晚宴，100人以內的規模，提前準備兩周左右即可，100-400人規模，提前一個月。大于400人地規模，得預留兩個月以上準備了。

在準備活動工作中，需要特別注意以下工作，人員分配，場地選擇，核心人群，車輛接待，第三方人員。

A.人員分配：明確每個人員的職責，每個人都有一張任務表，所做的工作都寫在他所拿到的表中，就像玩游戲做任務一樣，做一個標記一個，做完了你的任務就都完成了�？傌撠熑擞袕埧偪乇�，控制所有工作人員的完成情況，保證每個人的工作進度

B.場地選擇：在場地預訂環節，包括住宿、晚宴、會議等場地。根據人數規模，選擇相應的場地，如何人數規模過多，那就得去體育館、劇院、會展中心等大場所。場地預算是很重要的一項，決定場地的關鍵因素。場地預訂，需要注意很多雜項，比如費用和場地使用的細節，搭建時間安排在什么時候？茶歇有沒有？有沒有單獨的VIP休息室？自助餐怎么算，多余的餐券可以退嗎？客房晚宴會場一起訂是否有折扣價？VIP來之前必須先拿好房卡，人一到直接進房，不能在前臺等待開房。

C.核心人群：主要是嘉賓邀請工作，提前給邀請的嘉賓分好類，VVIP，VIP，嘉賓，媒體等。

VVIP不是我們的觸及范圍，待企業確定出席以后，后續的工作可能都是很這些VVIP助理聯系，反正得確保好他們的工作不能失誤。VIP也得注意語言技巧，一般是主要是贊助商。

VVIP和VIP的住宿出行，都以企業最高檔次安排。另外媒體里面大咖也得以最高檔次安排。

D.車輛接待：VVIP和VIP，專人專車，為了體現私密性和專屬服務，盡可能以最好的服務服務他們。接送普通嘉賓和媒體的車，要分開，一般用到這個車的話不是中巴就是大巴了。必須保證每車等待時間不超過30分鐘。然后就需要你們計算路上時間，嘉賓及媒體抵達時間。

E.第三方人員：

1禮儀，提前培訓，服裝要準備，妝容要統一，妝容包括發型、眼影、眼線、唇彩、指甲油、耳環、項鏈、發飾等，根據需求進行安排。禮儀彩排根據不同的活動要進行彩排。禮儀需要注意的主要就是有頒獎環節需要拿東西上臺，這個要仔細彩排。

2.保安，當會議需要用到保安的時候，說明這個檔次一般都不低了，保安的話統一服裝，身材發型都要盡量統一。工作職責基本就是酒店們門口接車的時候、會議現場的時候、晚宴的時候外場、還有就是VVIP休息室到會議現場的通道、以及現場我們公司的臨時辦公室門口。

3.主持人，這個如果細說，就太多了，簡單講講注意事項：檔期，有些大咖要帶團隊的，需要當成VIP級別團隊接待的。。。然后是服裝，一般是我方提供，或者要求告訴他們讓他們準備；主持人必須彩排串全場，無論他是否經驗豐富。主持人的手卡一定要做，這樣站臺上才顯得好看，手卡上的字要事先讓他確認能看見，同時，有題詞屏的話，題詞屏也是要放串詞的，雙重保險。主持人現場要有專門的一個同事跟著他，現場情況有變化，直接聯系這個同事，讓他第一時間告訴主持人。不然找來找去跑來跑去很浪費時間。

湖南天澤傳媒（www.momma-molly.com）是一家專注于活動策劃、慶典策劃、會展策劃、禮儀策劃等服務的新型品牌傳媒公司。公司秉承“成就他人中成就自我”的企業精神，形成系統規范的客戶服務體系和獨樹一幟的品牌運營理念，致力于為客戶提供專業性、多樣化、創意型服務。

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